Een actieplan opstellen

Beschrijving

Eens de belangrijkste sterktes, aandachtspunten en verwachtingen duidelijk zijn, vertaal je deze in concrete doelen en acties om deze te bereiken. Dit leg je vast in een realistisch actieplan met aandacht voor de hulpmiddelen die je zal inzetten, de termijn waarbinnen de acties zullen gebeuren en wie telkens de eindverantwoordelijkheid draagt. Het actieplan maakt best van bij de start duidelijk hoe de evaluatie van de acties en doelen zal gebeuren.

Voordelen

• Een visie wordt vaak niet beschreven in concrete acties. Een actieplan zorgt voor een doelgerichte aanpak en geeft houvast aan een verander- en professionaliseringstraject.

• Een concreet actieplan helpt om de doelen echt te verwezenlijken en schoolontwikkeling te bevorderen.

• Een duidelijk actieplan kan het schoolteam motiveren om in beweging te komen.

• Een actieplan legt vast wie de verantwoordelijkheid draagt over concrete acties en hoe deze geëvalueerd zullen worden. Zo vergemakkelijkt het actieplan ook de evaluatie van het beleid en een professionalisering.

Sjabloon voor het opstellen van een actieplan

Onderstaand sjabloon (Figuur 2) kan je gebruiken bij het opstellen van een actieplan. In het voorbeeld hoort het actieplan bij een nieuw feedbacksysteem. Het plan bundelt de acties die de school zal uitvoeren, met de verantwoordelijken, de termijn, de nodige hulpmiddelen en de manier van evalueren.

3 manieren om het actieplan in te vullen

De prioritaire aandachtspunten en visie concreet maken in een realistisch, doelgericht en meetbaar actieplan kan op verschillende manieren.

1. Vanuit de visie op leerlingenevaluatie

2. De inspanning/impactmatrix

Met een inspanning/impactmatrix (Figuur 3) stelt het schoolteam samen een concrete planning op voor de korte, middellange en lange termijn. Hiermee kan het team de visie op evaluatie realiseren.

De matrix bestaat uit twee assen gaande van een hoge naar een lage impact, en van een hoge naar een lage inspanning. De bedoeling van de werkvorm is om uitdagingen, toekomstwensen en concrete acties op de matrix te plaatsen. Zo leg je prioriteiten bloot en achterhaal je waar je als school best niet in investeert.

Deze werkwijze verloopt in drie fasen:

• In een eerste fase bundelen de deelnemers de concrete ideeën en mogelijke acties en bespreken ze één voor één. Dit gebeurt in groepjes. Het doel is om alle acties een plaats te geven binnen de matrix. Wat met weinig moeite toch veel opbrengt, komt onder ‘snelle opbrengsten’. Hier kan de school op korte termijn op inzetten. De ideeën die veel opbrengen, maar een grotere inspanning vereisen, komen onder ‘grote projecten’. Hieronder vallen de activiteiten die op de langere termijn moeten gebeuren. Onder ‘kleine opbrengsten’ staan de activiteiten die maar een lage impact hebben, maar niet veel tijd en moeite zullen kosten. Hier kan de school tussentijds aan werken. Tenslotte kunnen ook ideeën voorkomen die geen voordeel met zich meebrengen, maar toch hoge inspanningen verwachten. Deze weer je best. Hierop inzetten is tijdverspilling.

• Nadien volgt een (plenaire) terugkoppeling over de verschillende matrixen. De bedoeling is om de acties te detecteren waar het schoolteam achter staat.

• Eens de prioriteiten bepaald zijn, gaan de deelnemers in nieuwe groepjes aan de slag met het opmaken van een planning op korte, middellange en lange termijn. Deze noteren ze in het sjabloon voor een actieplan (Figuur 2). Hierop kan het kernteam voortwerken om te komen tot een finaal actieplan.

3. Een SWOT-analyse

Een SWOT-analyse is een methode waarmee schoolteams hun sterktes (strengths), zwaktes (weaknesses), kansen (opportunities) en bedreigingen (threats) rond leerlingenevaluatie leren kennen. Deze analyse maak je in functie van een actieplan.

Meestal plaatst een school bij een SWOT-analyse haar sterktes en zwaktes ten opzichte van de kansen en bedreigingen van buitenaf.

Doordat expliciet aandacht gaat naar de belemmerende en ondersteunende factoren van buitenaf, leidt een SWOT-analyse tot een doelgericht actieplan met haalbare en realistische doelen. Hieronder visualiseren we de structuur achter een SWOT-analyse (Figuur 4) en presenteren we een stappenplan om dergelijke analyse uit te voeren. Dit ontlenen we grotendeels aan Vanhoof en Van Petegem (2017).

• Stap 1: Doe een interne analyse. Bepaal de sterktes en zwaktes van de school. Deze stap zet je in de voorbereidingsfase. Rangschik de bevindingen op basis van belang en bepaal bijvoorbeeld een top drie.

• Stap 2: Analyseer de externe omgeving. Bekijk welke kansen en bedreigingen deze biedt. Denk bijvoorbeeld aan de netwerken waar de school deel van uitmaakt, nieuwe leerplannen, lokale partners, nieuwe technologieën, innovatieve professionaliseringen, of het wettelijke kader. Rangschik deze op basis van belang en stel een finale top drie op.

• Stap 3: Plaats de belangrijkste bevindingen in een overzichtelijk schema (Figuur 5).

• Stap 4: Maak een zogenaamde confrontatiematrix (Figuur 6) waarmee je de sterktes en zwaktes van de school afzet ten opzichte van de kansen en bedreigingen uit de omgeving. Dit kan helpen om strategische keuzes te maken en duidelijke doelen en acties voorop te stellen.

  • De sterktes van de school en de kansen die de omgeving biedt, leggen samen opportuniteiten bloot en geeft aan welke kansen je als school kan aanvallen (groen).

  • Als blijkt dat bepaalde zwaktes van de school verhinderen dat kansen uit de omgeving benut worden, buig je deze zwaktes om door gerichte acties te ondernemen (geel).

  • Door de sterktes van de school te combineren met de bedreigingen van buitenaf, wordt duidelijk welke plannen je als school moet maken ter verdediging van deze externe bedreigingen (oranje).

  • Als blijkt dat de school bedreigd wordt waar ze al zwak scoort, krijg je een duidelijke waarschuwing (roos).